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Extranet
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Kosten sparen durch ein Extranet
Welche Extranet-Lösung
eignet sich für welches Unternehmen, wann amortisieren sich
die Investitionskosten und wohin geht der Trend bei Extranets?
Rudi Konar sprach mit Dipl.-Ing. Torsten Horn, Manager des
Java Competence Centers bei GET Information Technology in
Grevenbroich.
| Was sollte ein Mittelständler
über die Anschaffung eines Extranets wissen?
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 Torsten
Horn, GET Information Technology, Grevenbroich
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| Torsten Horn: Dazu gibt es verschiedene Sichtweisen
und Fragestellungen: Wie fügt sich ein Extranet in die
betriebswirtschaftlichen Prozesse ein? Welche
Möglichkeiten und Potenziale gibt es? Wie funktioniert
die Technik? Welche Technologie passt zu den bei den
Geschäftspartnern verwendeten Technologien? Zu Beginn
verwirren viele neue Begriffe:
„Extranet“ bietet
über das Internet für bestimmte autorisierte
Benutzergruppen (meistens Lieferanten und besonders
wichtige Kunden) Zugang zu firmeninternen Informationen
und Anbindung an Geschäftsprozesse.
„B2B“ heißt
„Business-to-Business“ und meint automatisierte
Geschäftsprozesse zwischen Geschäftspartnern, aber nicht
zum Endkunden.
„E-Business“ bezeichnet allgemein die
Abwicklung von Geschäftsprozessen über das Internet.
„E-Commerce“ ist eine Teilmenge davon und beinhaltet
alles was zum elektronischen Verkauf von Waren und
Dienstleistun gen gehört, inklusive Onlineshop,
Transaktionen und Zahlungsabwicklung.
„Web Services“
ist der Oberbegriff für eine Gruppe neuer
technologischer Protokollstandards, die auf Grund
allgemeiner Akzeptanz elektronischen Datenaustausch und
Integration erheblich
erleichtern.
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| Wo sehen Sie die Chancen für den
Mittelstand? |
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Torsten Horn: Eine Extranet-Anbindung
ermöglicht Kosteneinsparungen durch engere Kooperation,
kürzere Reaktionszeiten, kleinere Lager, vereinfachte
und transparente Prozesse ohne Medienbruch,
Automatisierbarkeit der logistischen Handelsketten, SCM
(Supply Chain Management) und Lean Production bis hin zu
Just-in-time Production.
Die Öffnung per Extranet
macht attraktiver und verbessert die
Konkurrenzsituation. In einigen Branchen, zum Beispiel
für Zulieferer in der Automobilindustrie, kann die
Anbindung per Extranet eine zwingende Voraussetzung
sein, ohne die eine Geschäftsbeziehung nicht möglich
ist.
Ein manchmal überraschender Nebeneffekt ist,
dass die verbesserten Informationsmöglichkeiten auch
innerbetrieblich genutzt werden und so die interne
Transparenz entscheidend
steigern.
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| Was sind die ersten Schritte,
die Sie kleinen und mittleren Unternehmen empfehlen
würden? |
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Torsten Horn: Beim Extranet wird zwischen zwei
Varianten unterschieden. Bei der Einsteigerversion wird
ein einfacher so genannter „Web Application Server“
eingerichtet, über den definierte autorisierte
Benutzergruppen über einen üblichen Webbrowser manuellen
Zugang zu bestimmten firmeninternen Informationen
abrufen können, etwa zu speziellen Preislisten,
aktuellen Lagerbeständen oder zum
Auftragsfortschrittsstatus (Tracking), und mit dem über
Eingabemasken zum Beispiel Aufträge eingegeben werden
können. Oder ein so genannter Konfigurator erleichtert
die Zusammenstellung des gewünschten Produkts mit
geeigneten und zusammen passenden Optionen, wodurch
Fehlbestellungen vermieden werden.
Diese
Extranet-Variante ist relativ schnell und preiswert zu
realisieren, überschaubar und einfach zu pflegen. Die
Telefon-Hotline wird entlastet, ärgerliche Nachfragen
vermieden, die Kunden können selbstständig stets
aktuelle Informationen abrufen und die Vorgänge sind
transparenter. Mit relativ geringen Investitionen wird
einiges an Kundenservice und Entlastung erreicht.
Die
zweite Ausbaustufe geht erheblich weiter. Statt
manueller Benutzung eines Webbrowsers werden
Geschäftsprozesse automatisiert. Computer tauschen
elektronisch Geschäftsdokumente aus, überwachen
Lagerbestände und initiieren Aufträge und
Bestellungen.
Sowohl die Einsparpotenziale als auch
die notwendigen Investitionen sind erheblich größer. Es
ist erheblich mehr Infrastruktur erforderlich. Die
betriebswirtschaftlichen Vorgänge müssen korrekt
angepasst und integriert werden. Das verwendete ERP-
oder Warenwirtschaftssystem muss offene Schnittstellen
zum Datenaustausch bieten. Fast immer ist eine Anpassung
der Datenstrukturen und Übersetzung der Dateninhalte
notwendig. EAI-Middleware (Enterprise Application
Integration) muss oft individuell erstellt werden. Ein
gemeinsam verwendetes Übertragungsprotokoll muss
gefunden werden. Einbruchsicherheit,
Transaktionssicherheit und Stabilität müssen
gewährleistet
sein.
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| Wohin geht der Trend bei
Extranets? |
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| Torsten Horn: Obwohl seit Jahren diskutiert
und praktiziert ist die Automatisierung des
Geschäftsdatenaustauschs und die Integration noch immer
eine Herausforderung. Allerdings ist Besserung in Sicht.
Früher kommunizierten teure EDI-Systeme (Electronic Data
Interchange) über teure VAN-Leitungen (Value Added
Network) und konnten dabei nur starr strukturierte
Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen
austauschen. Jetzt setzen sich zunehmend flexiblere
Lösungen durch, die preiswerte Internetverbindungen
nutzen, und durch breit akzeptierte Standardisierungen
einfache preiswertere Anbindungen erlauben. Alle großen
Softwarehersteller setzen deshalb auf Web Services auf
der Grundlage von SOAP (Simple Object Access Protocol)
und WSDL (Web Services Description Language). Dabei
werden XML-Dokumente übertragen (Extensible Markup
Language). Die Anpassung und Transformation der darin
enthaltenen Geschäftsdaten kann über Standardmodule per
XSLT erfolgen (Extensible Style Language
Transformation). An weitergehenden Standards, die
betriebswirtschaftlicher orientiert sind (z.B. ebXML)
oder Sicherheit und Transaktionen behandeln, wird
derzeit noch gearbeitet.
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| Mit welchen Kosten muss ein
Mittelständler rechnen, wie viel soll er investieren?
Amortisiert sich ein Extranet? |
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Torsten Horn: Ein einfaches Extranet mit einem
Web Application Server, der dem autorisierten Kunden
lediglich manuellen Zugang per Webbrowser erlaubt, kann
in einem Monat realisiert werden und erfordert nur
geringe laufende Kosten. Mit der Zeit kann der
Leistungsumfang weiter ausgebaut werden.
Eine
vollständige Automatisierung des
Geschäftsdatenaustauschs bedeutet einen erheblichen
Aufwand. Vielleicht muss das ERP- oder
Warenwirtschaftssystem erweitert werden. Eventuell
müssen die Geschäftsabläufe überdacht werden und es ist
sogar ein so genanntes BPR (Business Process
Reengineering) erforderlich. In jedem Fall ist eine
genaue Abstimmung mit den Geschäftspartnern und die
Transformierung der Geschäftsdaten notwendig, was in
Zukunft durch SOAP Web Services erleichtert wird.
In
diversen Umfragen wurde eine Amortisation auch
aufwändiger Extranets von fast allen Unternehmen bejaht
und der ROI (Return on Investment) oft mit weniger als
einem Jahr angegeben. Mittlere und größere Unternehmen
beziffern die erreichte Kosteneinsparung auf mehrere
Prozent des
Umsatzes.
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| Was wäre Ihr wichtigster Tipp
für den Mittelstand? |
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| Torsten Horn: Die technologischen
Entwicklungen sind noch im Fluss und die
betriebswirtschaftliche Einbindung ist nicht immer
einfach. Aber wenn die genannten Kosteneinsparungen
realisierbar sind und die Geschäftspartner über
geeignete Infrastrukturen verfügen oder auf Grund des
Extranetangebots mehr Kunden gewonnen werden, lohnt sich
das Extranet bereits jetzt. Damit Zukunftssicherheit
gewährleistet ist, sollte nur in Systeme und Produkte
investiert werden, die offene Standards unterstützen.
Proprietäre Technologien sollten vermieden
werden. |
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